Как писать письмо на английском языке

Структура письма на английском языке

В неформальной переписке нет жестких правил, тексты оформляются по общепринятому образцу. Рассказываем про основные элементы.

Дата и адрес в письме

Адрес и дату пишут в первую очередь, размещая их в верхнем правом углу. Это позволяет получателю быстро оценить, от кого пришло послание и какова срочность ответа.

Обратите внимание, что правила оформления отличаются от привычных российских. В первой строке пишут фамилию и имя отправителя, на следующей — номер дома и улицу, затем город и индекс. В последней строке, если письмо международное, указывают страну. При этом в Великобритании принято сначала писать город и только потом индекс, в США — после города еще добавляют аббревиатуру штата.

Дату отправления письма ставят под контактными данными. Прописывать месяц лучше словом, чтобы не возникло путаницы из-за разницы правил в британском и американском английском. Англичане на первое место ставят число, американцы — месяц.

По желанию в контактных данных также можно указать адрес электронной почты и номер телефона, чтобы получатель мог связаться с вами оперативно.

Письмо на английском — образец «шапки»:

Адрес получателя на конверте оформляется по такому же образцу.

Основные элементы письма

Шаблон для письма по английскому состоит из нескольких основных частей:

1. Приветствие и обращение
2. Введение
3. Основная часть или тема письма
4. Заключение
5. Завершающая фраза
6. Подпись и прощание

Разберем элементы подробнее:

Обращение

Начинать текст по правилам этикета следует с приветствия. Отступите одну строку после контактной информации и напишите обращение. Наиболее часто используемое приветствие «Dear…» - «Уважаемый…». Оно подходит для формальной переписки, если вы пишите незнакомому человеку. После прилагательного укажите имя человека. После полного обращения ставится запятая, а вводная часть начинается с новой строки.

Примеры:

Dear Mr. Galbraith, / Dear Miss Taylor, - официальное обращение к незнакомому человеку

Dear Sir, / Dear Madam, - официальное обращение к знакомому человеку

Dear friend, / Dear Margaret, - неофициальное обращение (друзья, родственники и т.д.)

В последнем случае вместо «dear» можно использовать стандартные приветствия (hello, hi и т.д.).

Формальные обращения в переписке на английском:

Mr. — к мужчине

Ms. — для всех женщин, вне зависимости от семейного положения

Miss — к незамужним женщинам

Mrs. — к замужним женщинам

Dr. — к людям, имеющим докторскую степень

Dear Sir or Madam — когда пол адресата неизвестен

To Whom It May Concern — когда неизвестно конкретное лицо, к которому обращается адресат

! Нельзя сокращать обращения, которые описывают профессиональную принадлежность

! Если письмо адресовано нескольким получателям, перечислите их всех в обращении

! Когда пол получателя неизвестен, можно написать имя без обращения (G.B. Thornton)

Вводная часть

Это условный переход от приветствия к основной мысли. Вводная часть обычно содержит 1-3 предложения. Во введении принято:

Благодарить за предыдущее письмо

Thank you for your last letter — спасибо за ваше последнее письмо

I was glad to hear from you — я был рад получить ваши известия

It was nice to get a letter from you — было приятно получить от вас письмо

I appreciate you taking the time to write — я ценю, что вы нашли время написать

Thanks for your prompt response — спасибо за быстрый ответ

Извиняться, что не написали раньше

I sincerely apologize for the delay in responding — я искренне извиняюсь за задержку с ответом

Please accept my apologies for not getting back to you sooner — пожалуйста, примите мои извинения за то, что не ответил раньше

I regret not being in touch sooner — я сожалею, что не связался с вами раньше

Sorry for the long silence — простите за долгое молчание

Please excuse the delay in my response — извините за задержку в ответе

I haven’t been in touch, but... — я не выходил на связь, но…

Напоминают о последнем письме или встрече

Following up on my previous letter... — в продолжение моего предыдущего письма...

As we discussed in our last meeting... — как мы обсуждали на нашей последней встрече...

Following up on our conversation... — в продолжение нашего разговора...

I'm writing to follow up on the proposal I sent on… — пишу, чтобы напомнить о предложении, которое я отправил (дата)

I'm writing to follow up on the meeting we had on… — пишу, чтобы напомнить о нашей встрече, которая состоялась (дата)

Just wanted to see how things are going with… — просто хотел узнать, как обстоят дела с (вопрос)

Спрашивают о делах человека

How are you? I hope everything is going well with you — как дела? Надеюсь, что у тебя все хорошо

How are you? — как твои дела?

Hope you're well — надеюсь, ты в порядке

Дают обратную связь по последним новостям

I am writing to let you know… - я пишу, чтобы сообщить вам…

I am delighted to tell you… - я рад сообщить вам… (если новости хорошие)

I regret to inform you that… - я с сожалением сообщаю вам, что… (если новости плохие)

Great news about your… - отличные новости...

Sorry to hear about... — мне жаль слышать о...

Glad to hear that… - рад слышать, что…

Указывают на причину 

I am writing with regard to… (email subject) — я пишу в связи с… (тема письма)

I am writing in connection with… (email subject) — я пишу в связи с… (тема письма)

I am writing in reference to… (email subject) — я пишу в связи с… (тема письма)

Основная часть

Зависит от того, что стало поводом для послания. Здесь сообщается информация, ради которой вы решили взяться за письмо по английскому языку. Длина текста не регулируется правилами, следуйте общим принципам: будьте вежливы, разбивайте текст на абзацы, избегайте аббревиатур и сокращений.

Вводные конструкции для основной части:

You were asking me about… - вы спрашивали меня о…

As for me… - что касается меня…

By the way… - кстати…

This letter is to confirm that… - этим письмом я подтверждаю, что…

Заключение и завершающая фраза

Этикет предусматривает правила, как закончить письмо на английском. Перед тем, как попрощаться принято писать 1-2 предложения после главной части.

Unfortunately, I have to go now because…  К сожалению, мне пора идти, потому что…

I am hoping for your answer — надеюсь на ваш ответ

I look forward to hearing from you soon — я с нетерпением жду вашего скорейшего ответа

Thank you in advance — заранее спасибо

Please let me know if you have any questions — пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы

Thanks for your attention — спасибо за внимание

Прощание и подпись

Перед именем отправителя принято писать прощальную фразу. Наиболее распространенные:

Best regards — с наилучшими пожеланиями

Kind regards — с уважением

all the best — всех благ

take care — береги себя

sincerely yours — искренне ваш

Прощальную фразу пишут на отдельной строке, после нее ставят запятую, а на следующей — имя и подпись отправителя.

Еще несколько советов о структуре письма на английском в видео.

Типы неофициальных писем

Неофициальные письма — это коммуникация с друзьями, семьей, а также приглашения на вечеринки и торжества. Их пишут простым языком, допустимы аббревиатуры, сокращения, сленг.

Письмо-приглашение

Invitation letter бывают официальными и неофициальными. В них вы просите адресата присутствовать на каком-либо мероприятии. Обязательно указывайте:

1. Тему письма в заголовке
2. Имя получателя (обращение)
3. Дату, время и место проведения мероприятия (при необходимости объясните, как добраться до места)
4. Дресс-код (если он предполагается)
5. Коротко расскажите о плане мероприятия
6. Попросите подтвердить присутствие

Фразы, которые могут вам пригодиться:

I’m writing to invite you to … - я пишу, чтобы пригласить тебя на…

I’d love it if you could come to… - я был бы очень рад, если бы ты смог прийти на…

We’re organising a … and would love it if you could come — мы организовываем… и были бы рады, если бы ты пришел

You are invited to attend — приглашаем Вас посетить...

Hope you can come — надеюсь, ты сможешь прийти

Please let me know as soon as possible — пожалуйста, сообщи мне как можно скорее

Ответ на приглашение

Четкой структуры у ответов нет, но они обязательно должны содержать:

1. Приветствие и обращение
2. Благодарность за полученное приглашение
3. Ответ — выражение возможности / невозможности прийти, а также особые детали (например, опоздание, пожелание прийти с кем-то и т.д.)
4. Заключение и прощание

Письмо с извинениями

Letter of apology обычно отправляют в ответ на какую-либо жалобу, в случае неприятных инцидентов, невыполнения обязательств и т.п.

Пример письма на английском, если вам нужно извиниться:

Dear friend,

Forgive me for my words. I am very sorry for what I said and I hope that you can forgive me.

I did wrong. My words are a big mistake. I got angry and did not control myself. I admit that my behavior was unnecessarily aggressive. But please know that I love you very much, I value our relationship and I don't want to lose it. Forgive me.

I really value you and our friendship.

Sincerely,

Jack.

Перевод:

Дорогой друг,

прости меня за мои слова. Я очень сожалею о сказанном и надеюсь, что ты сможешь меня простить.

Я поступил неправильно. Мои слова — это большая ошибка. Я разозлился и не контролировал себя. Я признаю, что мое поведение было излишне агрессивным. Но, пожалуйста, знай, что я очень люблю тебя, дорожу нашими отношениями и не хочу их потерять. Прости меня.

Я действительно ценю тебя и нашу дружбу.

Искренне твой,

Джек.

Письмо-благодарность

Thank You letter — личное письмо, в котором отправитель выражает благодарность за поддержку, помощь, услугу и т.п.

Образец письма на английском языке:

Dear Jack,

I am writing to thank you for your wonderful gift.

Your attention and support mean a lot to me. I am grateful to have you.

I hope that we will be able to meet soon and I will thank you in person.

Take care and see you soon!

With love,

Sandra.

Перевод:

Дорогой Джек,

Пишу, чтобы поблагодарить тебя за твой замечательный подарок.

Твои внимание и поддержка очень много значат для меня. Я благодарна тебе за то, что ты у меня есть.

Надеюсь, мы скоро встретимся, и я поблагодарю тебя лично.

Береги себя и до скорой встречи!

С любовью,

Сандра.

Письмо другу

Письмо другу пишется по стандартному образцу. В нем допустимо проявлять эмоции, можно использовать сленг и сокращения.

Как писать письмо другу на ЕГЭ в видео.     

Поздравление

Congratulation letters отправляют по особенным поводам: день рождения, Новый год, свадьба, рождение ребенка, повышение по службе и т.д.

На этом сайте вы найдете образцы писем с поздравлениями, а также шаблоны для скачивания.

Полезные фразы:

Congratulations — поздравляю!

My sincerest congratulations to you on — я искренне поздравляю вас с…

I wish you all the best — желаю всего наилучшего

Happy Holidays — хороших праздников

Congratulations on achieving such a success! — поздравляю с достижением такого успеха

I wish you prosperity! — желаю вам процветания

Просьба

Letter of application пишут, когда нужно заручиться поддержкой, попросить рекомендацию или спросить об услуге.

Стандартные фразы:

I am writing to request your permission for… — я пишу, чтобы получить ваше согласие на...

I would be most grateful if you could... — я был бы крайне благодарен вам, если бы вы...

I would appreciate it if you could... — я буду признателен, если вы...

I must apologize for troubling you with this matter — я извиняюсь, что потревожил вас по данному вопросу

I hope that my request will not inconvenience you too much — я надеюсь, что моя просьба не доставит вам большого неудобства

Thank(ing) you in advance for your kind cooperation — Заранее благодарю вас за доброе сотрудничество

I look forward to hearing from you as soon as possible — С нетерпением жду от вас скорого ответа

Соболезнования

Letter of condolence пишут, чтобы выразить сочувствие.

Полезные фразы:

I hope things get better soon — надеюсь, что скоро все наладится

I hope, you feel better soon — надеюсь, вам скоро станет лучше

I understand how you feel — я понимаю, как ты себя чувствуешь

If you need anything, just let me know — если тебе что-то нужно, просто дай знать

I'm so sorry for your loss — сожалею о твоей утрате

My thoughts are with you during this difficult time — мои мысли с тобой в это трудное время

I'm sorry you're going through this — мне жаль, что тебе приходится через это проходить

Правила написания писем на английском языке и почтовый этикет

Общие правила написания письма на английском:

1. Соблюдайте рекомендованную структуру
2. Следите, чтобы текст был читабельным (используйте маркеры, выделения и т.п.)
3. Пишите просто и понятно
4. В формальных письмах не используйте сокращения и сленг
5. Проверяйте текст на ошибки перед тем, как его отправить
6. В деловой переписке используйте активный залог
7. Будьте искренне